Seorang manajer terlihat pusing dengan setumpuk pekerjaan yang berserakan di atas mejanya. Suatu pemandangan yang sudah umum terlihat. Tetapi, sadarkah Anda bahwa dari setumpuk pekerjaan tersebut belum tentu semuanya harus Anda kerjakan sendiri? Memang sulit untuk menentukan, apakah semua pekerjaan tersebut harus Anda kerjakan sendiri atau tidak. Mungkin Anda tidak punya otoritas untuk menentukannya, atau mungkin juga Anda merasa tidak yakin akan hasilnya, jika diserahkan/didelegasikan pada orang lain.

Seiring ketika langkah Anda menaiki tangga perusahaan, Anda akan semakin sering mengandalkan keahlian untuk mendelegasikan tugas-tugas, supaya bisa menjadi manajer yang lebih efektif dan efisien. Delegasi yang sukses bisa menciptakan hasil pekerjaan yang lebih baik bagi Anda, maupun sesama rekan kerja. Semua orang akan menjadi semakin produktif.

Berikut ada beberapa tips yang bisa digunakan supaya pengalihan pekerjaan bisa berjalan mulus.

Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah rela dan mau untuk mendelegasikan pekerjaan tersebut. Banyak orang terperangkap pada pemikiran dan sifat ”perfeksionis” bahwa mereka adalah yang terbaik dan tercepat dalam melakukan semua pekerjaan, dibandingkan dengan orang lain (yang sebenarnya ada dan ”disediakan” untuk membantu Anda).

Memang ada pekerjaan yang sebaiknya Anda lakukan sendiri. Tetapi menimbun pekerjaan untuk diri sendiri tidak akan menguntungkan siapa pun, termasuk diri sendiri dalam jangka panjang. Setiap orang mempunyai batas/limit, tetapi pekerjaan terus mengalir tak kenal waktu dan batas.

Dalam struktur organisasi tradisional top-down, pekerjaan yang paling cocok untuk didelegasikan adalah pekerjaan yang membutuhkan paling sedikit keahlian. Ini berarti, bila Anda tetap keras kepala mengerjakannya, Anda akan kehilangan fokus pada semua pekerjaan utama yang justru harus Anda kerjakan sendiri. Anda juga akan menghilangkan peluang bagi para karyawan di bawah Anda untuk bisa mengerjakan suatu tantangan/pekerjaan baru. Anda bisa jadi mengurangi juga produktivitas dari tim. Kesuksesan kerjasama tim, tergantung dari saling membantu di kala stres dan pekerjaan menumpuk.

Tujuan mendelegasikan pekerjaan bukan hanya untuk mengurangi pekerjaan sendiri, melainkan juga supaya bisa mengembangkan kemampuan orang lain, meningkatkan produktivitas tim dan sudah tentu untuk menghemat banyak waktu.

Begitu Anda memutuskan pekerjaan apa saja yang hendak didelegasikan, buatlah gambaran yang jelas tentang bagaimana hasil yang ideal akan pekerjaan tersebut menurut Anda. Jika pekerjaannya kompleks, pikirkan juga cara yang paling efisien untuk menyelesaikannya, dan siap untuk memberikan tips-tips tersebut kepada orang yang didelegasikan. Anda tidak akan bisa memberikan instruksi/mendelegasikan pekerjaan, jika Anda sendiri tidak jelas tentang hasil apa yang Anda inginkan.

Langkah selanjutnya adalah memilih orang yang tepat. Ingatlah, orang yang terbaik belum tentu adalah orang yang tepat untuk suatu pekerjaan tertentu. Setiap orang punya kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Istilah ”terbaik” sangatlah relatif. Pastikan Anda memilih orang yang tepat, bukan yang terbaik.

Tugas atau pekerjaan yang didelegasikan haruslah sesuai dengan kapasitas dan kemampuan orang yang didelegasikan, serta tidak terlalu membebani atau menyebabkan stres. Pada saat yang sama, pertimbangkan peluang-peluang yang ada, siapa tahu ada staf Anda yang bisa ditingkatkan kemampuannya dan belajar hal-hal baru.

Kita juga harus mempunyai keahlian membaca karakter dan keahlian orang lain, supaya bisa menemukan orang yang tepat dalam mendelegasikan pekerjaan. Ingat, untuk mempertimbangkan juga beban pekerjaan yang dimiliki orang yang didelegasikan tersebut. Bila Anda menyerahkan pekerjaan pada orang selevel/satu tingkat dengan Anda, tawarkanlah juga bantuan padanya jika pekerjaannya sedang menumpuk.

Langkah ini adalah salah satu yang menjadi kunci sukses, atau tidaknya pekerjaan yang didelegasikan. Cara Anda mengkomunikasikan pekerjaan akan sangat menentukan proses dan hasilnya nanti. Tergantung dari tingkat kesulitan dan orang yang didelegasikan, Anda mungkin perlu menuliskan instruksi pekerjaannya, selain mengkomunikasikannya secara verbal.

Walaupun terkadang komunikasi verbal saja sudah cukup, tetapi jika Anda membuat catatan/record, Anda akan menciptakan komunikasi yang lebih lancar dan mudah. Kuncinya adalah memastikan agar orang yang didelegasikan mengerti, dan paham benar apa keinginan dan harapan Anda untuk pekerjaan tersebut.

Sampaikan dengan spesifik, dan pastikan segala batasan tentang tanggungjawab dan otoritas yang diberikan dalam mengerjakan tugas, sudah dimengerti sepenuhnya. Misalnya, siapa tahu dia perlu mendelegasikan lagi tugas tersebut pada orang lain. Apakah dia mempunyai otoritas untuk itu? Berikan kebebasan/kelonggaran mengenai cara dan pengaturan waktu dalam mengerjakan pekerjaan tersebut. Ini akan memberikan mereka peluang untuk berkembang. Bisa jadi mereka malah menemukan cara yang lebih efisien dalam mengerjakan pekerjaan tersebut ketimbang Anda. Selanjutnya, pastikan bahwa deadline yang diberikan sudah realistis. Kirimkan email untuk follow-up, jika diperlukan.

Bila pekerjaan sedang dalam proses, usahakan untuk membuat diri Anda mudah untuk dihubungi, tak peduli seberapa sibuknya Anda. Siapa tahu ada informasi penting yang lupa Anda sampaikan, dan orang yang didelegasikan merasa perlu untuk menanyakannya.

Setelah pekerjaan sudah selesai, sediakan waktu untuk memberikan feedback, apapun hasil pekerjaannya. Jangan lupa pula menyediakan waktu untuk persiapan delegasi tugas berikutnya, jika ada. Jika hasilnya kurang atau tidak memuaskan, maka berikan feedback bagaimana seharusnya supaya pekerjaan tersebut bisa lebih baik – jangan lupa pula untuk me-review diri sendiri, apakah Anda ada melewatkan sesuatu, seperti salah memberikan instruksi misalnya.

Jika pekerjaan perlu direvisi, lebih baik memanggil kembali orang yang sama untuk memperbaikinya. Terlebih, jika Anda berada pada posisi yang lebih senior, maka sudah jelas Anda tidak perlu memperbaiki kesalahan orang lain.

Terakhir, jangan lupa berterima kasih pada orang yang sudah membantu Anda.

Tidak pernah ada kata terlambat untuk mengasah keahlian delegasi Anda. Bahkan, jika Anda adalah seorang junior/staf, Anda bisa menemukan cara untuk mengembangkan keahlian, dengan cara mencari bantuan dari sesama rekan kerja. Mulailah dengan mendelegasikan pekerjaan yang sederhana terlebih dahulu, lalu perlahan berlatih untuk mendelegasikan pekerjaan-pekerjaan yang lebih kompleks.